Adl Danışmanlık

ISO Belgelendirme ve Süreçler

ISO Belgelendirme işletmelere verilmekte olan sertifikadan farklı olarak bir dizi süreci kapsayan döneme verilen isimdir.ISO Belgelendirme faaliyetlerifirmanın kalite yönetim sistemine sahip olmasıyla başlayan sonrasın da belirlenen tarihlerde yapılan denetimlerle neticelenen mahiyete sahiptir.

Belgelendirme faaliyetlerinin çoğudanışmanlıkfirmaları tarafından organize edilerek yürütülmektedir. Aynı süreç belgelendirme kuruluşları ile neticelendirmektedir. Belgelenmek, mevcut yönetim anlayışının global mahiyet ile uyum sağlaması çalışmalarının sonucu olmaktadır. Belgelendirilen her işletme artık yeni bir döneme adım atmış olmakla beraber bu yeni dönemin getirilerini götürülerini iyi kavramak zorundadır. Bazı şeyleri belgelemek kayıt altına almak kaliteyi süreçler halinde ve son halkasında müşteri memnuniyeti olacak şekilde ele alarak değerlendirmek sürecin kendi iç doğasında bulunmaktadır.

Belgelendirmeyetkisi sadece akredite kuruluşlarda olup bunun dışında herhangi akredite belgelendirme işleminden söz edilmemektedir. Süreç sonuç ilişkilerinin dönem dönem “İç Tetkikler” ile kayıt altına alındığı mevcut anı gösteren kalite sağlamasının yapıldığı hesap dönemleri genellikle birer yıllık periyodlar ile planlanmaktadır. Bu açıdan planlama sistemin bel kemiği niteliğini üzerinde taşımaktadır. Buradaki amaç aslında tıpkı satrançta olduğu gibi rekabeti tatlı seviyeleri yakalamak ve korumaktır. Bu rekabetin tam da kendisi olmakta içinde bulunulan sektörde rekabet durumuna bağlı olarak “Gerçekçi Konumlanma Stratejileri” belirlenmekte ve oyun başlamaktadır. Kalite oyununun en az oyuncu sayısı 3’tür. Bu oyunların ilki belgelendirme süreçlerini kendisine öncü edinmiş işletme, diğer oyuncusu rekabet edilecek diğer firmalar ve asıl önemli oyuncu bir nevi hakem görevi üstlenmiş olan ancak bunu doğasının gereği yapan farkında olmadan oyuna dahil edilmiş “Talep Eden Müşteri” kitlesidir.

Oyunda amaç bellidir; “Müşteriyi Memnun Eden Kazanır”. Belirli raunt sayısı olmayan bu oyunda eğer acemi satrancında olduğu gibi sadece rakibin hamlelerine göre pozisyon alınırsa sonuç direk şah ve mat ile sonuçlanacağından, konuya daha profesyonel düzeyde bakış açısı kazandıran ana oyuncunun (genelde bu asıl aktör oyuncularına veya diğer bir tabirle baş oyunculara ‘Lider Oyuncu’ veya modern ifadesiyle ‘CEO’, ‘Genel Müdür’ denilmektedir) bir sonraki hamleye göre değil olasılık dahilinde ki tüm hamlelere göre şirketi doğru pozisyonda konumlandırması gerekmektedir. Zaten bugün başarılı yöneticilerin ortak noktası burada netleşmektedir. Standart şekilde sadece sonraki aşamayı değil süreçleri kontrol altına almak, ileriyi görerek planlamaktır. Peki bu planlama sistemi yanılmaz mı? Elbette her zaman yanılma payı vardır. AncakISO Belgelendirmesüreçlerinde bu ihtimal sürece dahil edilmiş ve bunun için sistematik bir planlama alt yapısı inşa edilmesi istenmiştir.

Belgelendirme süresince dikkat edilmesi gereken ana konulardan birinin neden “Planlama” olduğunu yukarıda açıklamaya çalıştık. Eğitimden, üretime, satıştan, satın almaya, iç denetime her aşamada her işin profesyonel şekilde (!) planlanması hayati öneme sahiptir. Böylece sektöründe liderlik ya da farklı hedefleri söz konusu olan firmanın bunun için farklı seçeneklere göre farklı hazırlıkları da önceden düşünülmüş ve “Belgelendirme Sürecinde” kayıt altına alınmış olacaktır. Bu önemli midir? Evet önemlidir. Peki neden önemlidir? Çünkü; plan başarıda her şeydir. Her şeyiniz yoksa ancak hiçbir şey olmaya adaysınız demektir. Peki siz işletmenize ait her planı hazırlıyor musunuz? Bu planları planlanmış sürelerde denetliyor ve işler yolunda mı? Diye kontrol ediyor musunuz?

Planlar her zaman alternatifli olarak hazırlanmış olmak zorundadır. Olası durumlarda bir plan farklı şekilde gelişen durumlara hazırlıklı olarak ikinci plan devreye sokulabilmelidir. Tıpkı satrançta uzmanlaşmanın süresi 1 gün olmadığı gibi belgelendirme süreçlerinde de ustalaşmak bu kadar kısa sürelerde olmayacaktır. Bu iş biraz da yüzmek, bisiklete binmek gibidir. Aradaki ilinti nedir peki? Aradaki bağlantı dolaylı değil direktir. Üstelik rastlantısal değildir. Bugün yüzmeyi, bisiklete binmeyi ya da araç sürmeyi öğrendiğiniz dönemleri şöyle kısaca hatırlayın. Ne görüyorsunuz? Bunların hepsini öğrendiğiniz gün uzmanlık derecesinde uygulayabildiniz mi? Hayır değil mi? Öğrenmede adımlar vardır bu adımların en önemlilerinden birisi “Öğrenmede Zaman” kavramıdır. Bu o kadar önemli kavramdır ki öğrenmeyi öğrenmek için önce bunu anlamak gerekir. Bu aslında beynimizin öğrenme biçimiyle alakalıdır. Herhangi bir yetenek gerektiren işi öğrendiğimizde deneyimlerimiz gelişmeden beynimiz de bunu onaylamamaktadır. Yani yüzme öğretmeni siz ne kadar teorik ders verirse versin, tahta başında ne kadar iyi öğretirse öğretsin siz suya dalmadıkça yüzmeyi öğrenemezsiniz. Üstelik öğrenme süreci gerçekleşmeden de bu süreci neticelendiremezsiniz. Üstelik bu süre belki de sonsuz süreçler dizesinden meydana gelir. Ustalaştığınız günlerin tam bir ayrımı yoktur. 1, 2, 3 sene sonra bile hala daha iyi yüzücüler vardır. En iyisi olmak için daha fazlası gerekmektedir.

İşte ISO Belgelendirme süreçlerini stratejik olarak tecrübeler ile harmanlayarak uygulamak isterseniz danışmanlık hizmeti ihtiyacı burada devreye girmektedir. Ortaya çıkan bu ihtiyacı gidermek ve profesyonel yönetim seviyesine ulaşmak için “Yüzmeyi Öğrenmek” yerine yüzmeyi çok iyi bilen bu işlerde gerçekten de uzmanlaşmış yöneticileri işinize dahil edersiniz. Aslında bu takım oyunu mantığı ile aynıdır. Golcüye ihtiyacınız varsa golcü transfer etmeniz gerekir. İhtiyacını kaleciyse kaleci transfer edersiniz. Sen kaleciliği öğren sende golcü oyuncu ol, diyemezsiniz.

Ancak eğitimler ile profesyonelleri sürekli geliştirmek (tıpkı futboldaki antrenman mantığı gibi) ve diri tutmak zorundasınız. Gerçi tam profesyonel yöneticiler zaten kendilerini dinç tutmayı başarabilen kişilerden türedikleri için onlara müdahale edemezsiniz. Onlar daha çok antrenör mantığı ile ekibinizin diğer kalanlarını bilhassa geliştirmek için işletmede ciddi faydalar sağlayacaklardır. Bir futbol takımına gelen tecrübeli oyuncunun, diğer oyunculara abilik edip onlara çok fazla tecrübe aşılaması gibidir bu durumun açıklaması.

Kalite doğal profesyonellik gerektirir. Tıpkı rol yeteneğinin defalarca çalışılarak kendisiymiş gibi oynayana kadar sürmesi gibi. Yapmacık duruşlar ve çalışmalar her zaman çok göze batar cinsten olacaktır. Bu durumun en vahim sonucu müşteri kitlesinin sizi “Küçük Görmesi” olacaktır. Bazı küçük işletmelerin kendi reklam filmlerini kendileri çekip televizyonlarda yayınlaması şeklindeki çabaların yarardan çok toplumsal kalite algısında istenmeyen eğriler meydana getirmesi gibi.

ISO Belgelendirmesüreci işte bu “Doğal Olma” ya da “Kendin Ol” yapısını reel kılabilmek için bir veya birkaç seneyi bulmaktadır. Bu belgelendirme sürecinin sonuna gelindiğinde “Kurumsal Şirket” ve değerli “Marka Algısı” da oturmuş olacaktır. Bugün belge alıp hiç yaşanmayan anılar ile hayali bir belgelendirme süreci hayal kırıklıkları ile dolu acı tecrübelere neden olacaktır.

Belgelendirme sürecinde aşırı gecikmenin çalışanlar üzerinde geç kalınmış psikolojik etkileri oluşabilir. Çünkü insan yapısı gereği çabuk bıkan nefsi özelliklere sahiptir. Bunu aşabilmenin yegane yolu dönemsel parçaları adım adım izlemek ve atlamadan ilerlemektir. En doğrusu ise ISO Belgelendirme şirketin ilk kurulduğu andan itibaren başlatılmış olmasıdır. Nasıl olsa alırız denilerek geciktirilen ertelemeler ileride bir türlü uyum sağlayamamak ve kabul etmede zorluk derecelerini giderek daha da artıracaktır. Tüm belgelendirme çalışmaları oturma esnasında değil sistem kurulduktan sonra tam anlamıyla işlevsellik kazanabilecektir. İşte bu döneme yüzmeyi öğrendikten sonraki tecrübe kazanma dönemi deniliyor. Öğrenmeden sonraki öğrenme (!)…

Önce bir şeyi istersiniz (talep etme dönemi), sonra o şeyi öğrenirsiniz, sonra yeni bilgiyi uygulamayı arzularsınız… Sonra ise ne mi olur? Birden sıkılmaya en azından eski heyecanı bulmadığınızı hissetmeye başlarsınız. İşte tam o zaman dilimi asıl başarıyı etkileyen anın ortasıdır. Bu ayrıntı anlaşılması gereken çok önemli bir detay ayrıntısıdır. Her zaman algılar ve beklentiler birbirini tutmayacağından planlama her zaman iso belgelendirme çalışmalarında önemi koruyacaktır.

Planlama, uygulama analiz etme ve yürütme şamaları aday olunan standard ile birlikte entegre olarak yürütüldüğün deISO belgelendirmedenetimlerinden başarısız olmak mümkün olmayacaktır.